CONFERENCES
КОНФЕРЕНЦИИ
Tретий компонент индустрии MICE подразумевает посещение или участие во внутренних, локальных, международных и прочих конференциях, конгрессах, симпозиумах, форумах, съездах.
Актуальное содержание конференции помогает мотивировать участников к активной коммуникации, а грамотная организация мероприятия позволяет создать комфортную атмосферу и добиться лояльности и открытости участников.
Поэтому перед организатором мероприятия обычно встают такие задачи, как:
- подбор оптимального места для проведения конференции;
- разработка концепции и планирование;
- оборудование для конференц-зала;
- организация приглашения участников;
- подготовка информационных материалов;
- брендинг, дизайн и оформление залов;
- транспортное обслуживание конференции по программе;
- размещение в гостиницах участников мероприятия;
- оформление визовой поддержки иностранным участникам;
- организация питания участников конференции;
- разработка культурно-развлекательной программы;
- организация вечерних мероприятий (банкеты, фуршеты, торжественные ужины);
- подготовка сувениров и подарков;
- полный финансовый отчет о проделанной работе.
Дополнительные услуги:
- оформление авиа и ж/д билетов для участников конференции;
- VIP обслуживание в аэропортах;
- услуги переводчика;
- экскурсионная программа;
- оформление виз, страховок;
- прокат автомобилей.
Каждая перечисленная в отдельности деталь, требует внимательной проработки, что выливается в поиск подрядчиков и поставщиков услуг, число которых в проекте может измеряться десятками. Поэтому организация конференции, форума или семинара – это трудоемкий процесс, на который уходит много сил, времени и нервов.
Мы связываем все службы, всех поставщиков в единый стройный механизм. Вы постоянно держите связь только с одним специалистом – координатором проекта, вместе с которым работают профессионалы в области управления деловыми поездками.
Команда «Отрар Тревел», поможет Вам выбрать подходящее для события место на карте мира, независимо от формата и числа участников команды, сделать программу насыщенной активными мероприятиями, оптимизировать бюджет и успешно провести конференцию или семинар.